Tietosuoja

Lähettäessään apurahahakemuksen Signe ja Ane Gyllenbergin säätiölle hakijat luovuttavat säätiölle itseään koskevia tietoja, joista muodostuu säätiölle henkilötietoja sisältävä rekisteri. Rekisterinpitäjän oikeudesta kerätä, tallettaa, käyttää sekä muutoin käsitellä henkilötietoja säädetään lailla. Yleissäännökset sisältyvät henkilötietolakiin (523/1999).

Jokaisella on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot. Henkilötietolain mukaan jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia henkilötietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisterinpitäjän on samalla ilmoitettava rekisteröidylle rekisterin säännönmukaiset tietolähteet sekä mihin henkilörekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Tarkastusoikeus voidaan evätä tietyissä henkilötietolaissa säädetyissä tilanteissa, ja tarkastusoikeutta ei ole lainkaan esimerkiksi pelkästään tieteellisiin tutkimustarkoituksiin ja tilastointitarkoituksiin kerättyihin tietoihin.

Rekisteritietojen tarkastuspyyntö on esitettävä Signe ja Ane Gyllenbergin säätiölle kirjallisesti. Lisätietoja tarkastusoikeudesta HetiL 26-28§.

Tiedot tulee antaa ilman aiheetonta viivytystä, ymmärrettävässä muodossa ja pyydettäessä kirjallisena. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa toteutettuna.

 

Tietoa Signe ja Ane Gyllenbergin säätiön apurahahakija- ja saaja rekisteristä sekä tarkastusoikeuden toteuttamisesta löytyy alla olevasta tietosuojaselosteest.


Signe ja Ane Gyllenbergin säätiön tietosuojaseloste

1.

Rekisterinpitäjä

Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse FO 0221097-6

Yrjönkatu 4 A 5

00120 Helsinki

Puh: 09-647390

 

stiftelsen(at)gyllenbergs.fi

 

2.

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Annika Nylund

annika.nylund(at)gyllenbergs.fi

 

3.

Rekisterin nimi

Apurahahakijarekisteri sekä apurahan maksatusrekisteri

 

4.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Apurahahakijarekisteri:

Signe ja Ane Gyllenbergin säätiölle osoitettujen apurahahakemusten rekisteri apurahapäätösten tekemistä varten. Rekisteri käsittää myös apurahojen selvitykset.

 

Apurahan maksatusrekisteri:

Myönnettyjen apurahojen maksatuksia ja maksatusten seurantaa varten sekä viranomaisille tehtävien apurahamaksuilmoitusten tekemistä

 

 

5

Rekisterin tietosisältö

Apurahahakijarekisteri:

Apurahahakijan nimi, arvo tai ammatti, yhteystiedot, syntymäaika tai y-tunnus, haetun apurahan käyttötarkoitus, mahdollisen työryhmän jäsenten nimet, apurahan summa ja hakemisaika, säätiön aikaisemmin myönnetyt apurahat, hakijan suorittamat tutkinnot ja muut apurahahakijan lähettämät tiedot ja liitteet. Rekisteri käsittää myös apurahojen selvitykset jotka liittyvät kyseiseen hakemukseen.

 

Apurahan maksatusrekisteri:

Edellisten tietojen lisäksi henkilötunnus, pankkitilinumero, apurahan myöntöpäivä ja summa ja apurahan maksatustiedot 

6.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan säännönmukaisesti apurahahakijalta. Maksatustiedot päivittyvät joka maksutapahtuman yhteydessä.

 

7.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Myönnetyt apurahat julkaistaan Signe ja Ane Gyllenbergin kotisivuilla www.gyllenbergs.fi sekä säätiön toimintakertomuksessa. Maksetut apurahat ilmoitetaan verohallinnolle sekä Maatalousyrittäjien eläkelaitokselle maatalousyrittäjien eläkelain 141 b §:n mukaisesti.

 

Apurahahakemuksia käsittelevät Signe ja Ane Gyllenbergin säätiön henkilöstö, säätiön hallituksen jäsenet jotka kuuluvat säätiön lääketieteelliseen asiantuntijaneuvostoon ja mahdolliset asiantuntijat.

 

8.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto:

Säilytys tapahtuu Signe ja Ane Gyllenbergin säätiön toimiston lukituissa tiloissa, Helsingissä. Myönnettyjen apurahojen hakemukset säilytetään, muut hakemukset hävitetään tietosuoja-astioissa. Annetut selvitykset säilytykseen.

 

ATK:lle talletetut tiedot:

ATK-laitteita säilytetään pääsyvalvotuissa suljetuissa tiloissa. Käyttöoikeus nimetyillä henkilöillä, edellyttää salasanaa. Hakijoiden yhteys hakemusten verkkopalveluun on suojattu SSL-salauksella. Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Datalink Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen, jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä.

 

9.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Apurahahakijoilla ja niiden saajilla on oikeus tarkastaa itseään koskevat Signe ja Ane Gyllenbergin säätiön rekistereissä olevat tiedot. Tarkastus on maksuton, jos se tapahtuu enintään kerran vuodessa.

 

Tarkastuspyyntö on tehtävä henkilökohtaisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen:

Kamreeri Annika Nylund

Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse

Yrjönkatu 4 A 5

00120 Helsinki

 

10.

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Apurahahakijoilla ja niiden saajilla on oikeus vaatia Signe ja Ane Gyllenbergin säätiön rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tiedonkorjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja yksilöidysti