Datasekretess

De som ansöker om stipendier från Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse ger åt stiftelsen uppgifter till ett register som omfattas av personregisterlagen. Personuppgiftslagen (523/1999) stipulerar registerhållarens ansvar och rättigheter för att samla, förvara och behandla informationen.

De som är upptagna i registret har rätt att kontrollera sina uppgifter. Enligt personuppgiftslagen har var och en rätt att utan sekretessbegränsningar få veta vilka av hennes personuppgifter som finns i registret eller få bekräftat att uppgifter inte finns upptagna. Registerhållaren är skyldig att uppge varifrån registeruppgifterna kommer till registret, hur registret används och åt vem man ger information från registret. 

Rätten att kontrollera uppgifter kan avslås i vissa situationer som uppges i personuppgiftslagen. Man har inte rätt att granska statistiska uppgifter som sammanställts för vetenskaplig forskning och statistik.

Anhållan om att granska sina uppgifter sänds skriftligt till Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse. För mera information om granskningsrätten, se personuppgiftslagen § 26-28.

Information om uppgifterna bör ges utan onödigt dröjsmål, i läsbar form och vid begäran, skriftligt. Granskningsrätten är avgiftsfri då den verkställs en gång om året.  Uppgifter om Signe och Ane Gyllenbergs stiftelses stipendieansökningsregister och stipendiemottagarregister finns i nedanstående registerbeskrivning (personuppgiftslagen § 10 523/1999)


Signe och Ane Gyllenbergs stiftelses registerbeskrivning

1.

Registeransvarig

Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse FO 0221097-6

Georgsgatan 4 A 5

00120 Helsingfors

Tel: 09-647390

 

stiftelsen(at)gyllenbergs.fi

 

2.

Handläggare eller kontaktperson för registerärenden

Annika Nylund

annika.nylund(at)gyllenbergs.fi

 

3.

Registrets namn

Stipendieansökningsregister och stipendiebetalningsregister

 

4.

Syftet med hanteringen av personuppgifter

Stipendieansökningsregistret är ett register över stipendieansökningar som riktats till Signe ja Ane Gyllenbergs stiftelse. Registret används vid handläggandet av ansökningarna och uppgörande av beslut. Registret lagrar även inlämnade redovisningar.

 

Stipendiebetalningsregistret är ett register över de beviljade stipendierna och används för uppföljning av  betalningar och rapportering av betalningarna till myndigheterna

 

5.

Registrets datainnehåll

Stipendieansökningsregistret:

Den ansökandes namn, titel eller yrke, kontaktuppgifter, födelsetid eller socialskyddssignum, ansökningsändamål, eventuella medlemmar i forskargrupp, ansökt belopp, och ansökningstidpunkt, av stiftelsen tidigare beviljade stipendier, den ansökandes examina och eventuella andra handlingar och uppgifter som den ansökande bifogat sin ansökan. I detta register lagras även inlämnade redovisningar.

 

Stipendiemottagarregistret:

Förutom ovan nämnda uppgifter dessutom socialskyddssignum, bankkontonummer, datum för beviljandet, summan som beviljats och uppgifter om utbetalningar.

 

6.

Regelmässiga uppgiftskällor

Uppgifterna erhålls från stipendieansökningsblanketten och redovisningsblanketten som den ansökande själv fyllt i. Uppgifterna om utbetalningar registreras av kansliet då utbetalningar sker.

 

7.

Regelmässigt utlämnande och översändande av uppgifter till utomstående

De beviljade stipendierna publiceras på Signe och Ane Gyllenbergs hemsidor www.gyllenbergs.fi och i stiftelsens årsberättelse. De utbetalda stipendierna meddelas till skatteverket och till Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt enligt lantbruksföretagarnas pensionslag § 141 b.

 

Stipendieansökningarna hanteras av personalen vid Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse, av de styrelsemedlemmar som hör till den medicinska sakkunnignämnden och av eventuella externa sakkunniga nämnden önskar höra.

 

8.

Principer för skydd av registret

Det manuella materialet:

Förvaringen sker i låsta utrymmen på Signe och Ane Gyllenbergs stiftelses kansli i Helsingfors. De beviljade stipendiernas ansökningar sparas. De icke-beviljade ansökningarna makuleras i dataskyddade avfallsbehållare. Redovisningarna sparas.

 

ADB-baserat material:

ADB-baserade uppgifter bevaras på tillförlitlig ADB-utrustning i utrymmen som är oåtkomliga för utomstående. Bruksrätten till dataprogrammet förutsätter lösenord som innehas endast av namngivna personer. Den sökandes kontakt till nättjänsten är skyddad med SSL-kryptering. Registrets leverantör Datalink Oy ansvarar för servertjänstens dataskydd. Servern är placerat i inbrottssäkra utrymmen med 24h bevakning, brandvarnare, automatisk alarmöverföring, släckningssystem och reserv-elsystem.

9.

Granskningsrätten och hur den implementeras

De som ansöker om stipendier och de som erhåller stipendier har rätt att kontrollera sina personuppgifter i registren som Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse administrerar. Kontrollen är avgiftsfri då den sker högst en gång om året.

 

Anhållan om att få granska uppgifterna bör göras personligen, skriftligt och per brev undertecknat som riktas till:

 

Kamrer Annika Nylund

Signe och Ane Gyllenbergs stiftelse

Georgsgatan 4 A 5

00120 Helsingfors

 

10.

Rättelse av uppgifter och införandet av rättade uppgifter i registret

De som ansökt eller erhållit stipendier har rätt att kräva att felaktigheter i deras uppgifter rättas. Rättelser som önskas bli införda lämnas in skriftligt och specificerat.